郵便料金の値上げや物流費の上昇により、DM・定期物の発送コストは年々増加しています。「気づいたら発送費が予算を大幅に超えていた」という声も少なくありません。本記事では、2026年の予算編成に向けて、発送費を効果的に削減する具体的なポイントを解説します。

発送コストが増加している背景

郵便料金の大幅値上げ

2024年10月の郵便料金改定は、約30年ぶりの大幅な値上げとなりました。主な変更点は以下の通りです。

企業への影響

例えば、月に1,000通のDMを発送している企業の場合、定形郵便だけでも年間約31万円のコスト増(月26,000円×12ヶ月)となります。人件費や燃料費の高騰も続いており、発送コストの見直しは多くの企業にとって喫緊の課題です。

特に請求書、納品書、会報誌、販促DMなどを定期的に発送している企業では、年間の発送費が数十万円〜数百万円単位で増加するケースも珍しくありません。

発送費削減の5つのポイント

1. 発送物のサイズ・重量を見直す

封筒のサイズや同封物を見直すだけで、料金区分が変わる場合があります。

具体的な見直しポイント

■ 用紙の枚数を減らす:本当に必要な情報だけに絞り、A4用紙1枚に収める
■ 紙の厚さを変更:90kg用紙から70kg用紙に変更するだけで重量が約20%軽減
■ 封筒サイズの最適化:長3封筒(定形)に収まるよう、同封物のサイズを調整
■ チラシの同封を見直す:QRコードでウェブサイトに誘導し、紙のチラシを削減

定形郵便(25g以内・110円)に収まるか、定形外になるかで料金は大きく変わります。1通あたり数十円の差でも、年間では大きなコスト差になります。

2. 発送頻度を最適化する

毎月の発送を隔月や四半期に変更できないか検討します。

発送頻度見直しの例

■ 会報誌:月刊→隔月刊で発送回数を半減
■ 販促DM:毎月→四半期に1回+メールマガジン併用
■ 明細書:毎月→希望者のみ郵送、他はウェブ明細
■ 案内状:複数の案内を1回の発送にまとめる

発送回数を年12回から4回に減らせば、単純計算で発送費は3分の1になります。ただし、顧客との接点が減るリスクもあるため、デジタルでの補完策とセットで検討しましょう。

3. 発送代行サービスを活用する

発送代行業者は大量発送による割引料金(広告郵便、区分郵便など)を適用できるため、自社発送より10〜30%程度のコスト削減が期待できます。

発送代行のメリット

■ 郵便料金の割引適用:広告郵便で最大44%割引(条件あり)
■ 作業コストの削減:封入・封緘・宛名印刷の人件費が不要
■ 品質の安定:専門業者による正確な作業
■ 在庫管理不要:封筒や資材のストック管理から解放

発送代行業者選びのポイント

1. 最小ロット数と料金体系を確認(100通〜対応の業者もあり)
2. セキュリティ体制(プライバシーマーク取得など)
3. 納期の柔軟性と対応スピード
4. データ入稿の形式と方法

4. デジタル化を併用する

すべてを電子化するのではなく、紙とデジタルを使い分けるハイブリッド戦略が現実的です。

電子化しやすい発送物

■ 請求書・明細書:電子帳簿保存法対応のシステムを活用
■ お知らせ・案内状:メールやLINE公式アカウントで配信
■ カタログ・パンフレット:デジタルカタログやPDFで提供

紙での発送を継続すべきケース

■ 高齢者など、デジタル対応が難しい顧客層
■ 高額商品や重要な契約に関する書類
■ 手に取って見てもらいたい販促物
■ 法的に郵送が求められる書類

顧客に希望を確認し、電子化OKの方から段階的に移行することで、無理なく発送数を削減できます。

5. 宛先リストを定期的に精査する

転居や廃業で届かない宛先への発送は、完全な無駄コストです。

リスト精査の方法

■ 返送物の管理:「宛先不明」で戻ってきた郵便物を記録し、リストから除外
■ 住所確認サービスの利用:日本郵便の転居届データと照合するサービスを活用
■ 顧客への定期確認:年1回、住所変更の有無を確認するアンケートを実施
■ 反応率の分析:過去2〜3年間反応のない顧客は発送対象から除外を検討

年1〜2回のリスト精査で、5〜10%の発送数削減につながることもあります。1,000件のリストなら50〜100通の削減、年間で数万円のコストカットになります。

発送コスト削減時の注意点

コスト削減を優先するあまり、以下の点で失敗するケースがあります。事前に対策を講じておきましょう。

顧客体験の低下に注意

発送頻度を減らしすぎると、顧客との接点が減り、売上や顧客ロイヤリティに影響する可能性があります。削減した分はメールやSNSで補完し、接点の総量は維持することが大切です。

品質の低下に注意

安価な印刷や封入作業で見栄えが悪くなると、ブランドイメージを損ないます。コスト削減と品質維持のバランスを取り、「安かろう悪かろう」にならないようにしましょう。

法的要件の見落としに注意

請求書や契約書など、法的に書面での交付が必要な書類もあります。電子化する前に、法的要件を確認しましょう。電子帳簿保存法やe-文書法への対応も必要です。

よくある質問

Q. 発送代行は小規模でも利用できますか?

月100通程度から対応する業者もあります。小ロットでも、封入作業の人件費を考えると外注した方が安くなるケースは多いです。まずは複数の業者から見積もりを取り、自社発送のコスト(人件費含む)と比較検討することをおすすめします。

Q. 電子化への移行はどう進めればいいですか?

まず顧客にメールアドレスの登録を促し、希望者から段階的に移行するのが現実的です。一斉切り替えは問い合わせ増加やクレームの原因になります。移行期間は6ヶ月〜1年程度を見込み、紙と電子の併用期間を設けましょう。

Q. どのくらいのコスト削減が見込めますか?

企業の状況によりますが、複数の施策を組み合わせることで20〜40%程度の削減を実現している企業もあります。まずは現状の発送費用を正確に把握し、削減余地の大きい項目から着手することが重要です。

まとめ

2026年に向けた発送費削減のポイントをおさらいします。

■ サイズ・重量の見直し:定形郵便に収まるよう最適化
■ 発送頻度の見直し:案内の統合やデジタル併用で回数を削減
■ 発送代行サービスの活用:割引料金と作業効率化で10〜30%削減
■ デジタル化との併用:紙とデジタルのハイブリッド戦略
■ 宛先リストの精査:無駄な発送を年1〜2回の見直しで削減

発送コストの削減は、一度仕組みを見直すだけで継続的な効果が得られます。2025年のうちに現状を把握し、2026年の予算編成に間に合うよう準備を進めましょう。

まずは現状の発送費用を把握し、専門家に相談してみてはいかがでしょうか。御社に最適なコスト削減プランをご提案いたします。

※本記事の情報は一般的な目安です。郵便料金や割引制度の詳細は日本郵便の公式情報をご確認ください。